Menu

Çalışma grupları

BİLİMSEL ETKİNLİK DÜZENLEME YÖNERGESİ

Karar Tarihi: 31.05.2012, Karar No: 2/79

 

Değişiklik: 27.09.2012 de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla güncellendi

Değişiklik: 21.11.2013’de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla Madde 8’de değişiklik

Değişiklik: 05.03.2015’de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla Madde 10’da değişiklik

Değişiklik: 03.03.2016’da yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla Madde 29’da değişiklik

Değişiklik: 25.10.2017’de yapılan Yönetim Kurulu Toplantısında alınan kararla güncellendi

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Tanımlar

Amaç

Madde 1. Bu yönerge’nin amacı, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği ile ilişkili kongre, sempozyum, panel, kurs vb. etkinliklerin düzenlenmesinde uyulacak esasları belirlemektir.

Kapsam

Madde 2. Bu yönerge, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu ve bağlı kurulları, çalışma gruplarını kapsamaktadır.

Tanımlar

Madde 3. Bu yönergede geçen;

a) Dernek: Halk Sağlığı Uzmanları Derneği’ni (HASUDER)

b) Danışma Kurulu: Etkinlik Danışma Kurulunu,

d) Düzenleme Kurulu: Etkinlik Düzenleme Kurulunu

e) Bilimsel Kurul: Etkinlik Bilimsel Kurulunu ifade etmektedir.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Ulusal Halk Sağlığı Kongreleri

Madde 4. HASUDER her yıl bir kez Ulusal Halk Sağlığı Kongresi düzenler. Kongrenin sorumlusu HASUDER’dir.

Madde 5. Kongrenin düzenlenmesi, kongre konusunun saptanması; kongrenin duyurulmasını, idari ve mali kararların alınmasını, düzenleme ve bilimsel danışma kurullarının oluşturulmasını, bilimsel programın oluşturulmasını, kongrenin gerçekleştirilmesini, kongre sonucu ile ilgili kamuoyunun bilgilendirilmesini ve kongre ile ilgili diğer işleri içerir.

Danışma Kurulu

Madde 6. Tıp Fakültelerinin halk sağlığı anabilim dalı başkanları, Halk Sağlığı Uzmanları Derneği Yönetim Kurulu üyeleri, HASUDER çalışma grubu yürütücüleri, yürütülmekte olan kongrenin sekreterlerinden oluşur.

Danışma Kurulu her Halk Sağlığı Kongresinde, HASUDER Yönetim Kurulu Başkanı başkanlığında toplanır. Toplantının sekreterlik görevini HASUDER yerine getirir. Danışma Kurulu toplantılarında alınan kararlar HASUDER Yönetim Kurulu’na öneri niteliğindedir.

Danışma Kurulunun görevleri

Madde 7. Ulusal Halk Sağlığı Kongrelerinin yapılacağı il, kongrenin ana konusu ve Kongre Düzenleme Kurulu üyeleri için HASUDER Yönetim Kurulu’na kongre ile ilgili her türlü konuda Kongre Düzenleme Kurulu’na önerilerde bulunmaktır.

Düzenleme Kurulu

Madde 8. Kongre Düzenleme Kurulu 2’si HASUDER Yönetim Kurulu üyesi olmak üzere 7 kişiden oluşur. Bir sonraki Kongre ana teması mevcut kongre ilk günü duyurulduktan sonra, HASUDER Üyeleri bir sonraki kongrenin Düzenleme Kurulu’nda yer almak için HASUDER Yönetim Kurulu’na yazılı olarak kendileri başvurabilir ya da Danışma Kurulu üyeleri tarafından önerilebilir.

Yönetim Kurulu üyeleri dışındaki Düzenleme Kurulu üyeleri bir önceki kongrede Danışma Kurulunda yapılacak oylama ile belirlenir. Oylama kapalı oy, açık sayım yöntemiyle gerçekleştirilir. Oylama sürecini HASUDER Yönetim Kurulu Başkanı veya Genel Sekreteri yönetir. Danışma Kurulunda bir sonraki Kongrenin Düzenleme Kurulu için önerilen isimler ve aday olan isimler kapalı olarak oylanır, en çok oyu alan 8 isimden ilk beşi bir sonraki Kongrenin Düzenleme Kurulu asil üyesi, diğerleri de yedek üye olarak belirlenir.

HASUDER Yönetim Kurulu Başkanı ve Düzenleme Kurulunun kendi içinden belirleyeceği bir kişi Kongre Eş Başkanı ve Düzenleme Kurulunun kendi içinden belirleyeceği bir kişi de Kongre Sekreteri olarak görev alır.

Düzenleme Kurulu kararlarını oy çokluğu ile alır.

Madde 9. Düzenleme Kurulu, Kongre ile ilgili üyelerin beklentilerini almak, kongre ana temasını belirlemek, program oluşturmak, duyuru yapmak, konaklama, ulaşım ve iletişim olanakları hakkında düzenlemeler yapmak da dahil olmak üzere tüm kongre işlemlerini yapmakla yetkili ve sorumludur.

Düzenleme Kurulu’nun görevi, Kongrenin gerçekleştirileceği mekanların sağlanması, katılımcıların konaklayabilecekleri yerlerle ilgili çeşitli seçeneklerin bulunması, yerel ulaşım olanaklarının sağlanması, Kongre sırasında gereksinim duyulabilecek her türlü araç gerecin (Bilgisayar, projeksiyon makinaları, internet erişimi, taşınabilir yazı tahtaları vb.) sağlanması, Kongrenin duyurulması ve yürütülmesi ile ilgili bilimsel ve sosyal alanlardaki destek, katılımcılarla iletişim ve lojistik görevleri yürütmek ya da bir firma aracılığı ile bu görevlerin yapılmasını sağlamaktır.

Düzenleme Kurulu Bilimsel Kurul ve Editörler Kurulunu oluşturur. Düzenleme Kurulu yaptığı işlemlerden HASUDER Yönetim Kurulu’na karşı sorumludur.

Bilimsel Kurul

Madde 10. Kongre Bilimsel Kurulu, Düzenleme Kurulu tarafından oluşturulur. Halk sağlığı alanından öğretim üyelerine çağrı yapılır, çağrıya olumlu yanıt verenlerden bilimsel kurulu oluşturulur. Bilimsel kurul üyeleri kendilerine iletilen çalışmaları değerlendirerek editörlere gönderir.

Editörler Kurulu

Madde 11. Düzenleme Kurulu tarafından beş kişiden oluşan bir editörler kurulu oluşturulur. Bu kurul, kongreye sunulan bildirileri bilimsel kurul üyelerine iletir, gelen değerlendirmeleri yazarlara iletir. Kongreye sunulan bildirilerin kabul ya da ret edilmesinde ve itirazların değerlendirilmesinde bu kurul yetkilidir.

Ulusal Halk Sağlığı Kongrelerinde Derneğin görevleri

Madde 12. Kongre Danışma Kurulu’nu toplamak, Düzenleme Kurulu’nu oluşturmak ve kongre sürecini izlemek, değerlendirmek ve gerektiğinde ortaya çıkan sorunların çözümünü sağlamak amacıyla girişimlerde bulunmaktır.

Ulusal Halk Sağlığı Kongreleri ile ilgili Duyurular

Madde 14. Kongre, Düzenleme Kurulu tarafından HASUDER internet sitesinde duyurulur. Bu duyurularda Dernek kongre sahibi olarak belirtilir.

Kongre sonuç bildirisi, HASUDER Yönetim Kurulu tarafından Kongre’nin son oturumunda katılımcıların görüş ve değerlendirmelerine sunulur. Kongre sonuç bildirisi kongre bitiminden sonra Derneğin internet sitesinde yer alır ve ulusal basın başta olmak üzere ilgili kurum ve kuruluşlara iletilir.

Bilimsel Program

Madde 15. Kongrenin bilimsel programı Düzenleme Kurulu tarafından belirlenir. Bilimsel program, kongre öncesi kurslar ve ana programdan oluşur. Ana programda, ortak salon sunumları ve gerektiğinde paralel sunumlar tarzında konferans, seminer, panellere ve bilimsel araştırma sunumlarına yer verilir. Ortak salon sunumları genel olarak Kongrenin ana temasına uygun olarak düzenlenir.

Kongre programında aşağıdaki oturumların yer alması için gerekli düzenlemeler yapılmalıdır:

a) Açılış Konferansı: Kongrenin ana konusuyla ilgili olarak, kongre açılış etkinliklerini takiben kongrenin ilk gününde yer alır.

b) Araştırma Görevlileri Oturumu: Düzenleyici anabilim dalının araştırma görevlilerine sağlayacağı destek ile HASUDER Araştırma Görevlileri Çalışma Grubu’nun organizasyonuyla Halk Sağlığı Araştırma Görevlileri tarafından düzenlenir. Toplantının gündemini Araştırma Görevlileri Çalışma Grubu belirler.

c) HASUDER Oturumu: İçeriği HASUDER Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Oturum ile ilgili bilgiler kongre programının basılması öncesinde Kongre Düzenleme Kurulu’na yazılı olarak bildirilir.

d) Sahada Çalışan Halk Sağlıkçılar Oturumu: Akademik ortam dışında görev yapan halk sağlıkçılar için düzenlenen, konuşmacıların daha çok saha çalışanları olduğu oturumdur. Organizasyonunu HASUDER Sahada Çalışan Halk Sağlıkçılar Çalışma Grubu yapar.

e) Danışma Kurulu Toplantısı: Bir sonraki kongrenin düzenlenmesi ile ilgili kararların alınabilmesi için düzenlenecek oturumdur.

f) TTB-Halk Sağlığı Kolu Toplantısı: TTB-Halk Sağlığı Kolu tarafından düzenlenir.

Bilimsel Bildiriler

Madde 16. Kongrede sunulacak bildirilerin gönderilme zamanı, kabul ve değerlendirme ölçütleri ile biçimi Düzenleme Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilir. Kongrede sunulacak bildiriler araştırma niteliğinde olabileceği gibi halk sağlığı alanındaki bir konuya ilişkin görüş ve öneriler de olabilir. Bildiriler en az üç hakeme gönderilerek değerlendirilir. Hakemlere her yıl kullanılarak geliştirilen bir değerlendirme formu yollanır. Bu “Bildiri Değerlendirme Formları” bu yönerge ekinde yer alacaktır.

Yazarlardan hakem eleştirilerine ya da karara itiraz gelmesi durumunda iki hakeme daha yollanır. Toplam 5 hakemden 3’ünün kararı ne ise ona göre Editör karar verir.

Kongrede sunulacak bildiriler sözel bildiriler ve poster bildirilerden oluşur. Posterler tercihan kongre çay/kahve molalarının verildiği mekanda, bu mekanların uygun olmaması halinde diğer uygun bir yerde sergilenirler. Kongre programında ayrıca poster başı değerlendirme oturumları yer alır. Bu oturumların amacı ilgili konuda bir eğitim ortamı oluşturmak ve genç araştırmacılara eleştirel katkıda bulunmaktır. Sözlü sunumların süresi oturumdaki bildiri sayısı göz önüne alınarak belirlenir. Bildiri oturumları, önceden belirlenen ilgili konunun uzman(lar)ı tarafından yönetilir. Bu yöneticiler kendilerine kongre tarihinden yeterli bir süre önce gönderilmiş bildiriler konusunda hazırlık yaparlar.

Kongrede sunulacak poster bildirilerin el çıktılarının (posterlerin küçültülmüş kopyalarının) sunan kişi tarafından önceden hazırlanıp poster ceplerine konulması özendirilir.

Kongrede sunulan bütün bildirilerin, konferansların ve panel konuşmalarının (özet ya da tam metin) bir “Kongre Kitabı” içinde yazılı olarak basılı veya elektronik ortamda yayımlanması ve katılımcılara Kongre sırasında dağıtılması esastır.

Mali Konular-Gelir ve Giderlerin İdaresi

Madde 17. Kongre bütçesi, kongre için planlanan gelirler ve giderlere göre yapılır. Yapılacak harcamalar kongre ile doğrudan ilgili harcamalarla sınırlı olmalıdır. Bu harcamalar, Kongre salonu, yazılı ve basılı materyal ve posta giderleri, teknik donanım harcamaları, iaşe ve konukların ulaşım ve konaklama giderleri, verilecek ödüller, plaketler vb. giderlerdir. Kongre için yapılacak harcamaların tümüne Düzenleme Kurulu tarafından karar verilir.

Ulusal Halk Sağlığı Kongresi Mali Sekreteryası

Madde 18. Kongre mali sekreteryası, HASUDER saymanı tarafından yürütülür. Katılım bedelleri düzenleme kurulu tarafından halk sağlığı çalışanlarının olası olan en yüksek düzeyde katılımını sağlayacak şekilde belirlenir. Kongre gelir gider düzenlemeleri HASUDER banka hesabı üzerinden yürütülebilir veya düzenleme kurulu gerek gördüğünde bir organizasyon firması ile anlaşma yapabilir. Gerekli harcamalar faturalandırılarak (ya da belgelendirilerek) yapılır. Söz konusu kongre hesabına katılım bedelleri, bağışlar ve firmaların tanıtım girdilerinin yatırılması sağlanır. Kongrenin bitimini takip eden iki hafta (10 iş günü) içerisinde hesap hareketleri HASUDER Yönetim Kurulu’nun incelemesine sunulur. Gelir-gider hesapları kongrenin bitiş tarihinden en geç 1 ay sonra tamamlanarak kongre mali durumu sonuçlandırılır. Kongrenin gelir ve gider tablosu kesinleştikten sonra, HASUDER’in internet sitesinde duyurulur ve katılımcılara e-posta ile gönderilir.

Dernek, Yönetim Kurulu’nun uygun gördüğü bir miktar mali desteği, kongre düzenleme sürecinin başında kongre hesabına aktarabilir. Kongre sonunda bu miktar HASUDER’e geri ödenir. Kongre sonunda yapılacak olan gelir-gider muhasebesi sonucu bütçede fazladan gelir olması durumunda bu gelir HASUDER hesabına aktarılır. Eksik olması halinde bu tutar HASUDER’in bütçesinden karşılanır.

Kongre organizasyonu için belirli bir ticari şirket ile işbirliği düşünülmesi halinde işbirliği kararı Düzenleme Kurulu tarafından verilir. Kongrede konuşmacı ve oturum yöneticilerinin ulaşım ve konaklama giderlerinin karşılanması için girişimlerde bulunulur. Kongre bütçesinin uygun olmaması durumunda oturum yöneticisi ve konuşmacılara Düzenleme Kurulu tarafından sağlanacak desteğe sınırlama getirilebilir; ulaşım ve/veya konaklama giderleri karşılanamayabilir. Bu durumun konuşmacılara gönderilen davet mektuplarında yer alması sağlanır.

Tanıtım ve diğer destek girdiler

Madde 19. Düzenleme Kurulu, kongrenin düzenlenmesinde yardımcı olacak kaynakları sağlayacak kişi, kurum ve kuruluşların seçiminde mesleki etik kuralları gözetir ve işbirliği yapılan kişi, kurum ve kuruluşlar Kongre Program Kitapçığı’nda açık olarak belirtilir.

Tütün, kolalı içecekler, hızlı gıda işi ve bebek maması gibi halk sağlığına bilinen olumsuz etkileri olan malları üreten veya pazarlayan hiçbir firma ya da işyerinden hiçbir ad altında destek ve katkı istenemez, alınamaz.

Özel Konular

Madde 20. Kongrenin başlamasından önce ya da bitiminden sonra, başta halk sağlığı araştırma görevlileri olmak üzere halk sağlığı alanında hizmet veren kişilere yönelik olarak eğitim programları düzenlenebilir. Bu eğitimlere katılanlara, kongre eş başkanları ve eğitim düzenleyicileri tarafından imzalanan bir “ Eğitim Katılım Belgesi” verilir.

Kongre Katılım Belgesi

Madde 21. Kongreye katılanlara “Kongre Katılım Belgesi” ve kongreye katkıda bulunmak üzere davet edilen kişilere “Teşekkür Belgesi” verilir. Belgeler kongre eş başkanları tarafından imzalanır.

30. Yıl Hizmet Plaketi

Madde 22. Kongrede halk sağlığı alanında 30, 40 ve 50 yılında olan HASUDER üyelerine “Hizmet Plaketi” verilir.

Halk Sağlığı Dostu Yönetici Ödülü

Madde 23. Kongrede halk sağlığı çalışmalarına yöneticilerin ilgisini çekmek, onları bu konuda daha fazla katkı yapmaya yönlendirmek amacıyla, HASUDER Ödül Yönergesi doğrultusunda halk sağlığına başarılı hizmetlerde bulunmuş, halk sağlığı alanında lisansüstü eğitim almamış kamu yöneticilerine (vali, kaymakam, belediye başkanı, merkez veya taşra sağlık yöneticileri, muhtar, okul müdürü vb.) “Halk Sağlığı Dostu Yönetici Ödülü” verilir.

Diğer konular

Madde 24. Kongre salonlarında ve fuayelerinde tütün içilemez, tütün ürünleri satılamaz. Bu ürünlerin satılmasının engellenemediği bina ve yerlerde kongre düzenlenemez.

Madde 25. Kongre sırasında, katılımcıların hoşça vakit geçirmelerini sağlamak ve yöresel kültürü tanıtmak amacıyla sosyal etkinlikler düzenlenebilir. Bu konu, Düzenleme Kurulu kararına bağlıdır.

Madde 26. Bu yönergede belirtilmeyen hususlarda, HASUDER Yönetim Kurulu yetkilidir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Diğer Kongreler

Madde 27. Dernek, Ulusal Halk Sağlığı Kongresi dışında, halk sağlığı ile ilişkili konularda düzenlenen kongrelerde düzenleyen ya da destek veren kurum olarak yer alabilir.

Madde 28. Ulusal Halk Sağlığı Kongreleri dışında, diğer kurumlarca düzenlenen, halk sağlığı ile ilgili kongrelerde HASUDER adını, amblemini kullanmak, bilimsel ve mali destek sağlamak için Dernek Yönetim Kurulu’nun kararı gereklidir. HASUDER bu kongrelerde düzenleyici ya da destekleyici olarak yer alabilir.

Etkinlik teklifi yazılı olarak Dernek Yönetim Kurulu’na sunulur. Sunulan teklifte etkinliğin içeriği, istenen destek türü (düzenleyici ya da destekleyen kurum, konuşmacı, mali destek vb.) belirtilmelidir. Yönetim Kurulu tarafından uygun görüldüğü şekli ile desteklenir. Düzenleyici olunan etkinliklerde HASUDER amblemi duyurularda ve aktivite katılım belgesinde yer alır. Destekleyici olunan etkinliklerde HASUDER amblemi duyurularda ve aktivite katılım belgesinde “destekleyici kurum” olarak yer alır. Derneğin düzenleyici kurum olarak yer aldığı etkinliklerde katılım belgelerinde Dernek başkanının imzası gerekir.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Sempozyum, Panel ve Diğer Bilimsel Etkinlikler

Madde 29. Sempozyum, panel ve diğer bilimsel etkinliklerde (eğitim gezisi, çalıştay vb. ) HASUDER adını, amblemini kullanmak, bilimsel ve mali destek sağlamak için Dernek Yönetim Kurulu’nun kararı gereklidir.

Etkinliği düzenleyecek üyeler tarafından, etkinlik teklifi yazılı olarak Dernek Yönetim Kurulu’na sunulur. Sunulan teklifte etkinliğin içeriği, istenen destek türü (düzenleyici ya da destekleyen kurum, konuşmacı, mali destek vb.) belirtilmelidir. Etkinlik, HASUDER Yönetim Kurulu tarafından uygun görüldüğü şekli ile desteklenir. Düzenleyici olunan etkinliklerde HASUDER amblemi duyurularda ve aktivite katılım belgesinde yer alır. Destekleyici olunan etkinliklerde HASUDER amblemi duyurularda ve aktivite katılım belgesinde “destekleyici kurum” olarak yer alır. Derneğin düzenleyici kurum olarak yer aldığı etkinliklerde katılım belgelerinde Dernek başkanının imzası gerekir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

HASUDER Adına Düzenlenen Kurslar

Madde 30. Kurslarda HASUDER adını, amblemini kullanmak, bilimsel ve mali destek sağlamak için Dernek Yönetim Kurulu’nun kararı gereklidir. Ayrıca Ulusal Halk Sağlığı Kongresi öncesi, sonrası veya süresince HASUDER Yönetim Kurulu’nun sorumluluğunda kongre kursları düzenlenebilir.

Etkinlik teklifi yazılı olarak Dernek Yönetim Kurulu’na sunulur. Sunulan teklifte kursun içeriği, istenen destek türü (düzenleyici ya da destekleyen kurum, konuşmacı, mali destek vb.) belirtilmelidir. Kurs, Yönetim Kurulu tarafından uygun görüldüğü şekli ile desteklenir. Düzenleyici olunan kurslarda HASUDER amblemi duyurularda ve aktivite katılım belgesinde yer alır. Destekleyici olunan kurslarda HASUDER amblemi duyurularda ve aktivite katılım belgesinde “destekleyici kurum” olarak yer alır. Derneğin düzenleyici kurum olarak yer aldığı etkinliklerde katılım belgelerinde Dernek başkanının imzası gerekir.

Kurs önerisi yapılan duyuruda yer, zaman, program, kurs yürütücüsü, kurs içeriği, ücret, iletişim bilgileri katılım ve belge alabilme koşulları gibi konular yer almalıdır.

Kurs sonunda katılımcılara Katılım Belgesi veya Sertifika verilir. Katılım belgesinde HASUDER Yönetim Kurulu başkanı veya genel sekreteri ile kurs yürütücüsünün imzası yer alır.

 

ALTINCI BÖLÜM

Finansal Destek İlkeleri

Madde 31. Dernek etkinliklerindeki finansal destekler ile ilgili ilkeler aşağıda sıralanmıştır:

a) HASUDER etkinlikleri için finansal destek alabilir.

b) Finansal destek HASUDER Yönetim Kurulunca kabul edilmelidir.

c) Dernek, finansal destek aldığını ilgili taraflara ve üyelerine açıklar. Bütün aşamalarda şeffaflık esastır. Aracı olarak işlev görecek kuruluşun da etik sorumlulukları önemle vurgulanmalıdır.

d) Dernek, halk sağlığına olumsuz etkisi olduğunu düşündüğü kuruluşlardan finansal destek almaz.

e) Dernek destek aldığı kuruluş lehine haksız kazanca yol açacak bir çaba göstermez.

f) Destek aldığı kuruluşun reklamına aracılık etmez ve reklamını yapmaz.

g) Finansal destek alınan kuruluşa karşı HASUDER’in bir yükümlülüğü bulunmamalıdır.

h) Bu etkinliklerde tanıtım etkinlikleri (Dernek tarafından yapılması uygun görülür ise) firmanın kendi yetkililerince yapılmalıdır. Dernek adına çalışanlar katılamaz.

i) Etkinliğin yapıldığı salonda firma ve ürün tanıtımı yapan herhangi bir görsel işitsel araç bulunmamalıdır.

j) Destek alınan şirketler ilişkisi bulunanlar bilimsel etkinliklerde oturum yönetemez, konuşmacı veya diğer adlarla davet edilemez.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Geçici Madde 1. Bu yönerge ile getirilen düzenleme Ekim 2018’de yapılacak olan 20. Ulusal Halk Sağlığı Kongresi ile birlikte uygulanmaya başlayacaktır. 20. Ulusal Halk Sağlığı Kongresi Düzenleme Kurulu, bir kereye mahsus olmak üzere Kongre ana temasının HASUDER e-grup’ta ilanından sonra üyelerin başvuruları dikkate alınarak HASUDER Yönetim Kurulu tarafından oluşturulacaktır.

Yürütme

Madde 32: Bu yönergeyi HASUDER Yönetim Kurulunca yürütülür.

 

Yorum ekle


Güvenlik kodu
Yenile

Go to top