Satınalma Usul ve Esasları Yönergesi

SATINALMA USÛL VE ESASLARI YÖNERGESİ
HALK SAĞLIĞI UZMANLARI DERNEĞİ SATINALMA USÛL VE ESASLARI YÖNERGESİ
Karar Tarihi:16.02.2022 / 3/06
1. AMAÇ
Bu yönergenin amacı, Derneğin ihtiyacı olan her türlü malzeme ve hizmetler ile dernek 
üyelerimize sunulmak üzere temin edilecek mal ve hizmetlerin satın alımı için gerekli şekil ve 
şartları belirlemek, uyulması gereken esas ve ilkeleri saptamak ve tedarikçilerin 
değerlendirilmesi için bir yöntem belirlemektir.
2. KAPSAM
Bu yönerge, Dernekçe yapılan tüm mal ve hizmet alımları ve bunlara ilişkin faaliyetleri 
kapsar.
3. SORUMLULAR
3.1. Yönetim Kurulu
3.2. Satınalma Komisyonu
3.3. İhale Komisyonu
3.4. Başkan
3.5. Genel Sekreter
3.6. Sayman
3.7 İdari Sekreter
4. TANIMLAR
4.1. Satın Alma
Derneğin hizmet üretebilmesi amacıyla, ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin dışarıdan alımı 
için gerçekleşen süreç.
4.2. Tedarikçi
Derneğin belirlemiş olduğu şekil ve şartlarda, mal ve hizmet alımı için fiyat teklifi veren 
gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri ifade eder. Kuruma 
mal temin eden veya hizmet sunan her türlü kişi, firma, kurum ve kuruluş veya ortak girişim 
için bu yönergede tedarikçi tanımı kullanılacaktır.
4.3. Tutar / Fiyat
Tutar ve fiyat, KDV hariç tutarları ve fiyatları ifade eder.
4.4. Şartname
Satın alınacak veya satışı yapılacak her türlü mal, hizmet veya işin teknik, idari esas, usul ve 
şartlarını belirleyen dokümandır.
4.5. Tedarikçi Listesi
Satın alımlarında süreklilik gösteren mal ve hizmet ihtiyaçlarının temininde kullanılmak 
üzere, tedarikçi isim ve iletişim bilgilerinden oluşan yönetim kurulunca oluşturulmuş listedir.
4.6. Satınalma Komisyonu
Yönetim kurulu kararıyla, yönetim kurulu üyeleri ve dernek asıl üyeleri arasından seçilen, 
belirli tutarlardaki satın almalara yetkili kılınmış olan komisyondur.
4.7. İhale Komisyonu
İhale sürecinde, yönetim kurulu kararıyla belirlenmiş olan komisyondur.
5. HARCAMA YETKİSİ
Mal ve hizmet alımlarında tutarlara ilişkin limitler, KDV hariç olarak şu şekilde 
oluşturulmuştur;
5.1. 0 TL - 7.500 TL arasındaki satın almaları yapmaya sayman yetkilidir ve yönetim 
kuruluna karşı sorumludur.
5.2. 7.501 TL - 100.000 TL arasındaki satın almalar, Yönetim Kurulu kararı ile yapılacaktır. .
5.3. 100.001 TL - 350.000 TL arasındaki satın almalar için ikisi yönetim kurulu birisi dernek 
asıl üyeleri arasından olmak üzere üç kişilik satınalma komisyonu kurulur. Komisyon 
satınalma ile ilgili yönetim kurulu onayına sunulmak üzere rapor hazırlar. Yönetim kurulu 
satın almayı onaylayabilir, komisyona gözden geçirilmek üzere iade edebilir ya da farklı bir 
üye sayısı ve dağılımı aynı olmak üzere yeni bir komisyon görevlendirebilir. Komisyon 
onayından geçmiş, satın alınmasına karar verilmiş, mal veya hizmet ihtiyacının tekerrür 
etmesi halinde, daha önceden alınmış olan mevcut komisyon onayı ile mal veya hizmetin, 
komisyon onay formunda belirtilmiş, ilgili tedarikçiden %30 fiyat farkını aşmamak kaydı ile, 
tekrar komisyon onayına başvurulmadan aynı mal veya hizmetin satın alınması 
yapılabilecektir. Sözleşme ile yapılan alımlarda, sözleşmede belirtilmiş olan oranlar 
üzerinden, tekrar komisyon onayına başvurulmadan ilgili mal veya hizmetin satın alınması 
yapılabilecektir.
5.5. 350.001 TL - 2.000.000 TL tutarlar arasında satın alma, "Davet usulü ihale” veya "Açık 
ihale usulü” ile yapılır İhalenin hangi usul ile yapılacağına karar vermeye, yönetim kurulu 
yetkilidir. 2.000.001 TL ve üzeri tutarlarda, satın alma "Açık İhale Usulü” ile yapılır
6. SATIN ALMA ESASLARI
6.1. Satın Alma Uygulamaları
6.1.1. Satınalma talebi saymana HASUDER Mal-Hizmet Talep Formuyla iletilir. Sayman 5. 
Madde ve alt maddelerinde belirtilen hadlere göre satınalmayı yapar ya da değerlendirilmek 
üzere yönetim kuruluna iletir. 
6.1.1.1.Onaylanan ihtiyacın bedeli sayman harcama yetkisi (0 TL - 7.500TL ) veya yönetim 
kurulu (7.501 TL - 100.000 TL) dâhilinde ise;
6.1.1.2. İlgili mal veya hizmetin alımı için satın alma birimince toplanılmış fiyat teklifleri 
arasından, fiyat ve ürün uygunluğu sağlamış olan tedarikçiye, satın alma birimi tarafından 
sipariş verilir. Ayrıca, İş akışının aksamaması ve işleyişin hızlandırılabilmesi için, temini 
gereken mal veya hizmetlerin satın alımı, 7.500 TL’ye kadar olan tutarlarda, fiyat teklif şartı 
aranmaksızın bir firmadan pazarlık usulü ile Sayman onayıyla yapılabilir. Alınacak olan mal 
veya hizmetin tedarikçisi; Üniversite, meslek odası, dernek veya vakıf ise satın alma, limitler 
dahilinde, teklif şartı aranmaksızın yönetim kurulu onayı ile yapılabilir.
6.1.1.3.Söz konusu ürün veya hizmet fatura veya fiş karşılığında teslim alınır,
6.1.1.4. Ürün veya hizmeti teslim alan yönetim kurulu üyesi ya da idari sekreter ürün yada 
hizmetin, siparişte kurumca belirlenmiş olan özelliklere uygunluğunu kontrol ettikten sonra, 
ilgili taşıma irsaliyesine yada fiş veya faturanın arkasına ürün veya hizmeti aldığını belirtir, ad 
soyad ve tarihi yazarak imzalar,
6.1.1.5. HASUDER Mal-Hizmet Talep Formuna iliştirilen tedarikçilerden alınan tüm fiyat 
teklifleri, HASUDER Mal/Hizmet Teklif Değerlendirme Raporu, HASUDER Ödeme Talep 
Formu, taşıma irsaliyesi fatura veya fiş HASUDER idari sekreterine iletilir,
6.1.1.6. Kabul edilen mal veya hizmetin ödemesini sayman kurumca tedarikçiye bildirilen 
vade süresinde, kurumun belirlemiş olduğu ödeme tarihinde, ilgili tedarikçi banka hesabına 
yapılır.
6.1.2. İhtiyacın bedeli TL 100.001 - 350.000 TL arasında ise, satın alma, Satın alma 
komisyonu onayı ile gerçekleştirilir;
6.1.2.1.Satın alması yapılacak olan mal veya hizmete dair teknik şartname hazırlanır. 
Gerekli görüldüğü takdirde, idari şartname ve sözleşme taslağı da teknik şartnameye ilave 
edilerek; komisyon tarafından, tedarikçilerden fiyat teklifleri toplanır,
6.1.2.2.Toplanan fiyat teklifleri satınalma komisyon onay formuna işlenerek, satın alma 
komisyonu onayına sunulur
6.1.2.3. İlgili mal ve hizmete ait hazırlanan teknik şartname doğrultusunda, satınalma 
komisyonunca, kapalı zarf usulü ile fiyat teklifleri toplanır,
6.1.2.4. Tedarikçilerden toplanılan kapalı zarflar, genel sekreter, sayman ve satınalma 
komisyonunun bir üyesi nezdinde açılarak Yönetim Kurulu üyelerinin onayına sunulur,
6.1.2.5. Yönetim Kurulu’nun ihtiyacın satın alınmasını onaylaması halinde, ürün veya 
hizmet alınması uygun bulunan tedarikçiden sipariş edilir.
6.1.2.6. Söz konusu ürün veya hizmet fatura veya fiş karşılığında teslim alınır,
6.1.2.7. İdari Sekreter ürün veya hizmeti belirlenmiş olan özelliklere uygunluğunu kontrol 
ettikten sonra, ilgili taşıma irsaliyesine yada fiş veya faturanın arkasına ürün veya hizmeti 
aldığını belirtir, ad soyad ve tarihi yazarak imzalar,
6.1.2.8. İhtiyaç talep formuna iliştirilen, fiyat teklif formu, tedarikçilerden alınan tüm fiyat 
teklifleri, HASUDER Mal/Hizmet Talep Formu, HASUDER Mal/Hizmet Teklif Değerlendirme 
Raporu, taşıma irsaliyesi fatura veya fiş saymana birimine iletilir,
6.1.2.9. Kabul edilen mal veya hizmetin ödemesini sayman kurumca tedarikçiye bildirilen 
vade süresinde, kurumun belirlemiş olduğu ödeme tarihinde, ilgili tedarikçi banka hesabına 
yapılır.
6.1.3. Satın alması yapılacak olan mal veya hizmet İhtiyaç bedeli 350.001 TL - 2.000.000 
TL arasında olan bir tutar için, yönetim kurulu ihalenin davet usulü İhale ile yapılmasına 
karar verir ise;
6.1.3.1.Satın alması yapılacak olan mal veya hizmete dair ihale dökümanları (idari şartname, 
genel ve özel teknik şartname, sözleşme taslağı...vs) hazırlanılarak, maliyet çalışması ile 
birlikte yönetim kuruluna sunulur.
6.1.3.2. Davet usulü ihale kararı doğrultusunda yine yönetim kurulu kararıyla belirlenen 
tedarikçilere davet mektubu posta/kargo ya da e-mail yoluyla gönderilir.
6.1.3.3. Davet mektubunda, ihale süreci (ihale dökümanlarını ilgili birim amirinin imza 
karşılığında isteklilere teslim edeceği tarih - İsteklilerin ilgili hizmete dair yer göreceği saat ve 
tarih-İsteklilerin ihale günü tekliflerini elden teslim edecekleri saat) bildirilir.
6.1.3.4. İhaleye katılacak olan isteklilere hazırlanan ihale dökümanları İdari Sekreter imza 
karşılığında teslim eder.
6.1.3.5. İsteklilere ilgili hizmete dair yer gösterimi davet mektubunda belirtilmiş olan tarih ve 
saatte yapılır.
6.1.3.6. Gerekli olması halinde yönetim kurulunun belirlediği süre içinde zeyilname 
yayınlanabilir.
6.1.3.7. İhale günü belirlenen saate kadar isteklilerden imza karşılığında elden kapalı 
zarflarda teslim alınan teklifler ihale saatinde, ihale komisyonunca yönetim kurulu ve/veya 
istekliler huzurunda açılır.
6.1.3.8. Verilen fiyat teklifleri ilgili birim müdürlüğünce ihale komisyon tutanağına işlenerek 
yönetim kuruluna onaylatılır.
6.1.3.9. Verilen teklifler ihale komisyonunca incelenerek yönetim kuruluna rapor şeklinde 
sunulur. Hazırlanan rapor doğrultusunda, yönetim kurulu satın alma ihalesinin hangi 
tedarikçiye verileceğine karar verir. Alınan karar, yönetim kurulu karar tutanağına işlenerek, 
satın alma gerçekleştirilir.
6.1.3.10. İhalenin, yönetim kurulu kararıyla "Açık İhale” usulü ile yapılmasına karar 
verilmesi durumunda; bu yönergenin açık ihale usulüne ilişkin 6.1.4. maddesi geçerlidir.
6.1.4. Satın alması yapılacak olan mal veya hizmet İhtiyaç bedeli 250.001 TL - ve üzeri olan 
bir tutar için, satın alma, Açık ihale usulü ile yapılır.
6.1.4.1.Satın alması yapılacak olan mal veya hizmete dair ihale dökümanları ( idari 
şartname, genel ve özel teknik şartname, sözleşme taslağı… vs) hazırlanır.
6.1.5.2. İhale ilanı, derneğin web sitesinde duyurulur.
6.1.4.3. İhale İlanında ihale dökümanlarını genel sekreterin imza karşılığında isteklilere 
teslim edeceği tarih, İsteklilerin ilgili hizmete dair yer göreceği tarih ve saat, İsteklilerin ihale 
günü tekliflerini elden teslim edecekleri tarih ve saat, işin yapım süresi vb. bildirilir.
6.1.4.4. İhaleye katılacak olan isteklilere hazırlanan ihale dökümanları ilgili birim müdürünce 
imza karşılığında yönetim kurulu’nun belirlediği bedel karşılığında teslim edilir.
6.1.4.5. İsteklilere ilgili hizmete dair yer gösterimi ihale ilanında belirtilmiş olan tarih ve 
saatte yapılır.
6.1.4.6. Gerekli olması halinde idarenin belirlediği süre içinde zeyilname yayınlanabilir.
6.1.4.7. İlgili birim müdürünce, İhale günü belirlenen saate kadar isteklilerden imza 
karşılığında elden kapalı zarflarda teslim alınan teklifler ihale saatinde, ihale komisyonunca 
yönetim kurulu ve istekliler huzurunda açılır.
6.1.4.8. Verilen fiyat teklifleri genel sekreterce ihale komisyon tutanağına işlenerek yönetim 
kuruluna onaylatılır.
6.1.4.9. Verilen teklifler ihale komisyonunca incelenerek yönetim kuruluna rapor şeklinde 
sunulur. Hazırlanan rapor doğrultusunda, yönetim kurulu satın alma ihalesinin hangi 
tedarikçiye verileceğine karar verir. Alınan karar, yönetim kurulu karar tutanağına işlenerek,
satın alma gerçekleştirilir.
6.2. Satın Alma İşlemlerine İlişkin Kayıtların Tutulması
Satın alma için yapılan işlemlerin kayıtları dernekte uygun olarak saklanır.
6.2.1. Sayman, harcama yetkisinde yapılan alımlarda ilgili alıma ait, mal/hizmet talep formu, 
fiyat teklifleri, sipariş formu, taşıma irsaliyeleri ile birlikte fiş veya faturaları elektronik ortamda 
saklar ve asıllarının dernekte dosyalanmasını temin eder.
6.2.2. Satınalma komisyonu harcama yetkisinde yapılan harcamalara ait alımlarda; ilgili
alıma ait, mal/hizmet talep formu, fiyat teklifleri, sipariş formu, komisyon onay formu, taşıma 
irsaliyeleri ile birlikte fiş veya faturalar saymana teslim edilen. Sayman aldığı belgeleri 
elektronik ortamda saklar Dernekte dosyalanmasını temin eder.
6.2.3 Yönetim kurulu’nun harcama yetkisinde yapılan alımlarda ; ilgili alıma ait, mal/hizmet 
talep formu, fiyat teklifleri, sipariş formu, komisyon onay formu, yönetim kurulu kararı, taşıma 
irsaliyeleri ile birlikte fiş veya faturalar satın alma birimince saymana elektronik ortamda 
teslim edilir ve belgeler Dernekte saklanır.
6.2.4. İhale evrakları (idari şartname, genel ve özel teknik şartname, sözleşme taslağı… vb) 
ilgili Yönetim Kurulu saklar.
6.2.5. İhale sürecinde veya sonunda tedarikçilerden alınmış olan kıymetli evraklar (Banka 
teminat mektubu, Banka referans mektubu, hazine bonoları, tahviller... vb) dernekte saklanır.
7.REFERANSLAR ve İLAVE DOKÜMANLAR:
7.1. HASUDER Mal/Hizmet talep Talep Formu
7.2. HASUDER Mal/hizmet teklif değerlendirme raporu
7.3. HASUDER Ödeme Talep Formu 
Tedarikçi Listesi (Ek-8)
8. DEĞİŞİKLİK
8.1.Satınalma prosedüründe belirtilen limitleri her yıl için, Türkiye İstatistik Kurumunun 
açıkladığı bir önceki yılın aynı ayına göre yıllık ortalama tüketici fiyatları endeksini göz 
önünde bulundurarak artırmaya yönetim kurulu yetkilidir.
8.2.Yeni olguların ortaya çıkması halinde, bu prosedürde tanımlanmayan işlemlerde, işlerin 
aksamaması için yönetim kurulu önlem almaya ve yeni düzenleme yapmaya yetkilidir.
9. YÜRÜRLÜK TARİHİ
Bu prosedür 16.02.2022 tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
10. YÜRÜTME
Bu prosedür Yönetim Kurulu tarafından yürütülür.
İsmail Erdem Erkoyun Sayman
Derya Çamur Genel Sekreter 
Bülent Kılıç Yönetim Kurulu Başkanı

Fotoğraflar